Kõik juhid, kes on viimase 2 aasta jooksul pidanud töötajaid värbama, teavad, kui keeruline on leida sobivat ja head töötajat. Lisaks teame, et sellega, kui tööleping on sõlmitud, ei ole veel tagatud uue töötaja õnnelik ja pikaajaline karjäär ettevõttes. Oled sa kaotanud esimestel kuudel mõne oma hea töötaja või pettunud mõne uue töötaja tulemuslikkusest esimestel kuudel, kuigi värbamise protsessis näis ta olevat super hea kandidaat?
Eduka koostöö õnnestumise alustamise eelduseks on uue töötaja ettevõttesse ja oma rolli sisseelamist toetav plaan ehk sisseelamisprogramm (on-boarding program). See on oluline, sest töötajad, kes on hästi kohanenud, on oma töös tulemuslikumad kui need, kelle kohanemine on aeganõudev ja konarlik.
Sisseelamisprogrammid peaksid aitama kaasa nii tööks vajalike teadmiste omandamist, kui uue inimese sotsialiseerumist uude töökeskkonda, mis toob kaasa ka kohanemise organisatsiooniga üldiselt. Sisseelamisprogrammi all saab mõista kooslust teadmistest, praktikatest, reeglitest ja protseduuridest, nii ametlikest kui ka mitteametlikest, et struktureerida uute töötajate kogemust ja toetada tema õnnestumist uues ettevõttes.
Miks on oluline investeerida ja panustada uue töötaja sisseelamisprogrammi?
1. Vähendad riski kaotada värbamisse juba tehtud investeeringud
Ühe töötaja lahkumise ja asendamise kuluks võib ühtekokku kujuneda 40-200% selle töötaja aastasest töötasust (1500€ bruto kuutasuga töötaja puhul on 40% tema aastulust 7200€). See summa kujuneb, kui arvestada kokku töötaja puudumisega, asendamise ja värbamisega seotud otsesed ja kaudsed kulud nt töökuulutuse koostamise ja avaldamise kulud, intervjuude läbiviimisele kuluv aeg või värbamisagentuuri kasutamisega seotud kulud, saamata jäänud tulu ja uue töötaja sisselamisele minev aeg ja ressursid jne. Kokkuvõttes kuuluvad siis kõik etapid ja kulud, mis on tehtud kuni uue töötaja iseseisvalt töötamise alustamiseni või spetsialistide puhul väärtuse loomise alustamiseni.
Hetkel, kus sa oled sobiva inimesega lepingu sõlminud ja inimese asendamisega seotud suurema osa kuludest ettevõtjana juba kandnud ning ületada on jäänud vaid nii öelda koera saba, ei ole mõistlik jätta asju juhuse hooleks, lootes et uus kolleeg õpib “ise ujuma”. Sellega sead ohtu kaotada kõik juba seni tehtud investeeringud uue inimese leidmiseks ning halvemal juhul pead alustama mõne aja pärast kogu protsessi otsast peale.
2. Võid kaotada kiiresti uue töötaja, kui annad katteta lubadusi
Edukas sisseelamine saab alguse juba värbamise protsessist. Kuna konkurents tööjõuturul on tihe, võib juhtidel tekkida ahvatlus rääkida intervjuude käigus asjad ilusamaks, kui need päriselt on. Eestlased ütlevad, et “valel on lühikesed jalad” – see on nii ka värbamises ja sisseelamises. Seega kui uue töötaja ootused on värbamise käigus üles kruvitud ning tööle asudes ja sisseelamise käigus selgub, et need reaalsuseks ei osutu, tekib inimeses pettumine tööandjas, mis võib viia pühendumuse languse või lahkumiseni.
Seetõttu on oluline veenduda, et sisseelamise käigus uus kolleeg leiab kinnitust vestluste käigus antud lubaduste paikapidavusele ning küsida temalt tagasisidet, et kas töö ja keskkond vastab vestlustel räägitule.
3. Väärtuste ja kultuuriline ühildumine suurendab töötaja pühendumist ja tulemuslikkust
Sisselamise protsessi oluliseks osaks on organisatsiooniline sotsialiseerumine ehk kohanemine sellega KUIDAS ettevõttes asju tehakse. See hõlmab vastuseid küsimustele nagu:
- Miks ettevõte eksisteerib?
- Mis on meie missioon ja visioon?
- Mis on ettevõtte väärtused ja mida ühiselt väärtustatakse?
- Millised käitumised on vajalikud rolli tõhusaks täitmiseks ja õnnestumiseks? Kuidas kolleegid koos töötavad?
- Millised on mitteametlikud tavad ja reeglid, mida peaksin teadma? jne
Juhul kui töötaja on liitunud ettevõttega, mille kultuuri väärtused peegelduvad ka tema enda isiklikes väärtushinnangutes, on tema kohanemine selle võrra kergem. Tulemuslikuks värbamiseks, tasub uurida kas ja millisel määral inimese isiklikud väärtused ja ettevõtte väärtused kattuvad juba värbamisprotsessi käigus.
Inimesed on võimelised teatud osas oma käitumist kohandama vastavalt ettevõttes kehtivatele tavadele, reeglitele ja põhimõtetele. Selleks, et uued töötajad saaksid edukalt kohaneda, peavad nad teadma, millised on ettevõtte väärtused ja kultuur sh kirjutamata reeglid.
Sama oluline on, et organisatsiooni ülejäänud liikmed aktsepteeriksid ka uut liiget. Ülejäänud grupil on oluliselt lihtsam uut liiget vastu võtta, kui ta käitub sotsiaalselt atraktiivselt ehk otsib aktiivselt informatsiooni seoses oma tööülesannetega ja allub grupi normidele, ning on ka kultuuriliselt intelligentne. Uue töötaja kohanemisel mängib olulist rolli tema oskus suhteid luua.
Mõistes ettevõtte kultuuri olemust ja seda, miks inimesed üht või teistmoodi käituvad, on kõigil teineteist lihtsam mõista ja väheneb nii uutes kui olemasolevates töötajates segaduse, ärrituse ja ärevuse tase.
Uue ettevõtte väärtuste ja kultuuri mõistmine suurendab töötaja pühendumist läbi selle, et ta leiab ühisosa ja ühenduse uute kolleegidega ja minu ja teie/sinu asemel tekib “meie” tunne. Meie ja ühtsuse tunne omakorda aitab uuel töötajal teha paremini koostööd kolleegidega ning olla tulemuslikum oma ülesannete täitmises. See omakorda on oluline, sest ….
4. Tulemusi saavutatakse inimeste ja inimsuhete läbi
Töö saab tehtud, tehes koostööd ettevõtte teiste inimestega. Kui me sellele osale teadlikult tähelepanu ei pööra, on inimesel keeruline oma töös õnnestuda ning väheneb oluliselt ka nende tööpühendumine.
Seetõttu mängivad sisseelamise õnnestumisel olulist rolli suhete loomise kiirus kolleegide ja meeskonnakaaslastega. Mida kiiremini suudab uus töötaja oma kolleegigeda luua sidemed ja suhteid, seda kiiremini saab ta muutuda produktiivseks. Sel põhjusel on oluline läbi mõelda, et kes on need inimesed, kellega uus töötaja peab oma töös õnnestumiseks koostööd tegema ning kellega esmajoones tutvuma ja kohtuma.
Osana sisseelamisprogrammist oluline ettevõttesse luua keskkond ja tegevused, mis aitavad uuel inimesel võimalikult kiiresti ja lihtsalt luua kolleegidega tööalased ning veel parem kui ka isiklikul tasandil suhted. Uuringute järgi on 70% töötajate jaoks kõige olulisem õnnelikkuse tegur töö puhul see, kui töökeskkonnas tekivad sõbrad.
5. Selged eesmärgid ja tagasiside aitavad õnnestuda ning suurendavad motivatsiooni
Sisseelamise protsessi käigus on oluline panna inimesi tundma, et nad on oluline osa ettevõttest – näidata neile, mis on see suurem missioon või eesmärk, mida soovitakse saavutada, milline on nende roll ettevõttes, millised on nende ülesanded ja eesmärgid, kuidas tema saab olla ettevõtte eesmärkide täitmisele kaasa aidata ning aita tal läbi edasiviiva tagasiside õnnestuda.
Gallup, mis uurib igal aastal üle maailma inimeste tööle pühendumust, määratleb suurepärast tööd kolme tunnuse kaudu:
- inimene tunneb, et ta saab tööl oma oskusi ja teadmisi kasutada (end realiseerida);
- inimene tunneb, et ta teab täpselt, mida temalt oodatakse (pole hägusust tööülesannetes);
- inimene tunneb, et tema töö on tähenduslik – ta on kellegi jaoks kasulik, vajalik ja abiks (tema tegevus loob mingit suuremat väärtust).
Uuringutes on leidnud kinnitust hüpotees, et mida rohkem leiab töötaja oma töö tähendusrikka olevat, seda paremini kohaneb ta ettevõttega.
Erinevad uuringud ja ka minu pikaajaline kogemus inimestega töötamisel näitavad, et inimesed vajavad tagasisidet. Minu kogemusel on tagasiside efektiivseim, kui see on kombinatsioon edasiviivast tagasisidest ja tunnustamisest. Need kaks aitavad inimestel paremini mõista, kas ta vastab ootustele, õnnestub või peaks ta oma käitumist korrigeerima ning ühtlasi mõjutavad tema motivatsiooni pingutada eesmärkide täitmise nimel.
Motivatsioon ehk teotahe on igal inimesel erinev. Samal ajal motiveeritud töötajad tunnetavad end osana organisatsioonist ja leiavad sügavamat tähendust oma tegudes, panustades igapäevaselt rohkem kui need töötajad, kes ei ole motiveeritud. Varasemad uuringud on ka seda näidanud, et töötajad, kes on pühendunud organisatsioonile ning tunnevad sisemist motivatsiooni, on ettevõttele võrreldes mittepühendunud töötajatega mitmeti kasulikumad, sealhulgas on nad organisatsioonile lojaalsemad, neil on oma kolleegidega paremad suhted, ettevõttesiseselt on väiksem tööjõuliikumine ning töötajad on rohkem huvitatud enda ja firma arendamisest.
Öeldakse, et kõige kõrgema pühendumise ja motivatsiooniga on inimene, kellega on leping sõlmitud aga kes ei ole veel tööle asunud. Seda aega tasub targasti ära kasutada ja saata inimesele tutvumiseks juba materjale, mida ta saab ettevõtte või ees ootava töö kohta lugeda.
Sisseelamine ei lõppe peale esimest nädalat või katseaja lõppu
Erinevate pühendumuse uuringute põhjal on näha, et uue töötaja kirg ja pühendumus langevad just peale 6-kuulist töötamist. See on justkui mesinädalate lõpp ja reaalsuskontroll. Töötaja otsib vastust küsimusele, et kas see on see ettevõte, mis toetab minu isiklikke ambitsioone, võimaldab ja toetab minu õnnestumist.
Seetõttu on oluline luua ettevõttesse inimeste juhtimise protsessid, mis toetavad neid töötaja erinevates elukaare etappides. On selleks arengu või tulemusvestlused või regulaarsed üks ühele vestlused – oluline, et inimene saaks aru, mida temalt oodatakse ning kuidas tema, ettevõtte eesmärgid ühendada tema õnnestumise toetamiseks ja saaks tagasisidet oma tegevuse edukuse osas.
Mitmed uuringud on näidanud, et ametlikult välja töötatud sisseelamisprogrammid aitavad töötajatel kiiremini kohaneda. Luues läbimõeldud, töötajat mitmekülgselt toetavaid ja süstematiseeritud sisseelamisprogramme, saame soodustada nende kiiretja tõhusat sisseelamist ning kohanemist uue ettevõttega. Mida kiiremini uued töötajad tunnevad, et nad on organisatsioonis teretulnud ja mõistavad oma tööd, seda kiiremini suudavad nad organisatsiooni töösse panustada positiivselt ja tõhusalt. Edukas sisseelamisprogramm on aluseks töötajate organisatsioonis püsimisele, mis aga pikas plaanis on osa iga ettevõtte personalistrateegiast.
Kui vajad abi töötaja edukat ja tulemuslkikku sisseelamist toetava sisseelamisprogrammi loomisel või teiste inimeste juhtimisega seotud protsesside loomisel, siis võta meiega julgelt ühendust siin.
Artikli koostamisel on kasutatud Elisabeth Leo TalTech’is kaitstud magistritööd “Võõrtöötajate raskused organisatsioonilisel kohanemisel ning selle mõju töömotivatsioonile”, 2022.a.