Paljude juhtide jaoks tekitavad arenguvestlused stressi, sest nad arvavad, et nad ei oska arenguvestlusi läbi viia. See tundub neile nagu ruubikukuubiku lahendamine, sest erinevate juttude ja artiklite põhjal on sellel palju komponente (eesmärkide seadmine, tagasisidestamine, arenguplaan jne) ning seega palju võimalusi eksimiseks.
Vahel ei soovita vestlust pidada, sest kardetakse, et töötaja küsib palka juurde. Mis siis, kui teie vestluse tulemusena jõuate töötajaga olukorrani, kus ta panustab ja loob nii palju rohkem väärtust, et Sul juhina on hea meel temaga seda kasumit jagada?
Aga mis siis, kui mõtleks arenguvestlusest, kui igast teisest mõtestatud vestlusest oma sõbra või äripartneriga, kus teil on ühine eesmärk? Milline oleks see vestlus siis, kui peate seda ühise aruteluna kahe võrdse partneri vahel, eesmärgiga jõuda koos arusaamani, et kuidas me saame teineteist õnnestumisel aidata ja toetada.
5 sammu eduka arenguvestluse läbiviimiseks ja õnnestumiseks
1. Leppige kokku ühine eesmärk, kuhu suunas liigutakse
Eesmärk on tähtaegne unistus!
Esimene ja kõige olulisem etapp on jagada teineteisega ausalt oma unistusi, sihte ja eesmärke. Sina juhina räägid, mida ettevõttena saavutada soovid ning kolleeg jagab oma ambitsioone ja mõtteid, kuhu suunas tema soovib areneda ning mida saavutada.
Küsimused, mida arutada kohtumisel:
- Mida sa sooviksid aasta lõpuks saavutada?
- Miks see sulle oluline on?
2. Planeerige, kuidas eesmärk saavutada
Vestluse õnnestumisel mängib olulist rolli eeltöö, mida on mõlemad pooled vestluseks ettevalmistudes teinud. Mõelge juhina omalt poolt, mis on ettevõtte eesmärk(id), kuidas aru saada, et oled need saavutanud ehk mõõdikud. Hea oleks, kui ka töötaja oleks juba mõelnud enda jaoks välja, et mida ta soovib saavutada ja kuidas mõõta seda, et nendeni jõutakse. Need lihtsad küsimused võid saata talle koos kohtumise kutsega.
Küsimused, mida arutada kohtumisel:
- Kuidas sa tead, et sa oled kohale jõudnud (mõõdikud, Key Results)?
- Kuidas sa selleni jõuad?
- Mis on need tegevused, mida on vaja teha, et eesmärgini jõuda?
- Milliseid ressursse on vaja selleks, et seda saavutada?
Vestluse käigus jõuate usutavasti ühiste eesmärkideni ja lepite need kokku SMART mudeli põhimõttel. Kui Sulle tundub, et töötaja pakutud eesmärgid ei ole päris kohased, võid talt küsida: Kuidas see aitab kaasa ettevõtte eesmärkide saavutamisele (nt kasv, kulude kokkuhoid jne)?
3. Aita leida motivatsioon
Kuidas motiveerida inimesi eesmärke saavutama? See on tihti juhtide mure enne vestlusi. Inimesed on erinevad ja seetõttu on nad motiveeritud ka erinevatest teguritest. Väga lihtsustatult võib inimese motivatsioon midagi teha, tuleneda kas sellest, et inimene soovib midagi saavutada või hoopis millegi eest põgeneda. Näiteks kas ta soovib õppida ja areneda või ta ei taha olla naabrist kehvem müügimees. Kui oled kaasanud töötajat eesmärgi seadmisse ja ta saab aru “what is in it for me“ tekib enamasti tema jaoks motivatsioon juba sellest inspireerivast, selgest, parajalt pingutust nõudvast ja arengut pakkuvast eesmärgist endast.
Selleks, et aru saada, mis kedagi Sinu meeskonnaliikmetest liikuma paneb, võta endale enne kohtumist aega analüüsi pisut nende igapäevast käitumist.
Mõtle ise või küsi kolleegilt otse teie kohtumisel:
- Mis motiveerib teda endast parimat andma?
- Mida head see töötajale annab, kui selle eesmärgi saavutanud on?
- Millistel puhkudel on ta valmis pingutama rohkem kui palutud?
- Milliste ideede või ettepanekutega ta ise Sinu juurde tuleb? Kas üldse teeb ettepanekuid?
- Millised on tööd, mis tema käes kergusega õnnestuvad ja tal silmad särama panevad?
- Kas talle meeldib asju teha pigem üksi või meeskonnas? jne
Kui tahad veel täpsemalt aru saad, millised inimesed Sinu meeskonnas on, millised on nende tugevused ja kuidas nende potentsiaali võimendada ning rakendada need meeskonna ühise parema tulemuslikkuse saavutamiseks, soovitan uurida näiteks DISC või Mayers-Briggs isiksuse tüüpide süsteeme või tugevustel põhineva juhtimise kohta (strength based leadership). Suurem äratundmise ja huvi korral on hea korraldada oma meeskonnale koolitus mõnel nendel teemadel koos meeskonnaliikmete testimisega. See aitab tõesta kõigi meeskonnaliikmete teadlikkust nende enda ja kolleegide osas ning oskuslikul rakendamisel arendada iseennast ning koostööd meeskonnas.
4. Koostage arenguplaan
Isiklik arenguplaan on midagi, mis toetab inimesel tema eesmärkide ellu viimisel. Seega peab see olema selgelt seotud kokkulepitud eesmärkide täitmise toetamisega ning muutuma ressursiks inimesele selles õnnestumisel. Vahel on vaja inimesel omandada uusi teadmisi ja oskusi, teinekord hoopis muuta mõtteviisi või käitumusi. Ettevõtjal ja töötajal on mõista, et töötaja arendamine aitab ettevõttel areneda ja samal ajal kasvatada ka töötajal oma väärtust.
Teadmisi ja oskusi omandatakse tänapäeval üha enam läbi töö käigus saaadud kogemuste, tagasiside, peegelduste ja tegevuste analüüsi ehk retrospektiivide. Koolitustel käimine on tihti libe tee ja seda tehakse tänapäeval üha vähem, kuna nende reaalne tulemuslikus on üsna väike, kui ei suudeta seda töökeskkonda implementeerida või mõista, miks seda vaja on. Seetõttu on ka väikese koolituse eelarvega võimalik alati toetada töötajate arengut.
Küsimused, mida arutada kohtumisel:
- Millised oskused, teadmised ja käitumused aitavad sul on oma eesmärke paremini ellu viia?
- Kuidas sa saad neid oskusi, teadmisi ja käitumusi parimal viisil õppida?
- Millist tuge sa vajad minult, et professionaalina areneda?
Kui olete paika saanud eesmärgid, mõõdikud, arendustegevused, siis pange need kokkulepped teile kuskile üles, kuhu te mõlemad ligi saate. See on oluline, et saate pidevalt jälgida kuidas liigutakse eesmärkidee suunas.
5. Pidage regulaarseid vestlusi
Arenguvestlus on süsteem mitte ühekorde sündmus. Nüüd, kus pikaajalised eesmärgid on paika pandud, on Sinu ülesanne juhina toetada oma kolleegi eesmärgi suunas liikumisel sh takistuste eemaldamisel. Selleks, et teada, kuidas kokkulepitud suunas liikumine edeneb, on oluline planeerida kalendrisse edasised regulaarsete 15-30 minutilised vestlused. Nende vestluste fookuseks on vaid arenguvestlusel kokkulepitud eesmärkide progressi ja takistuste arutelu (sellel vestlusel muudest jooksvatest teemadest ei räägita). Sõltuvalt vajadusest võivad need toimuda kas 1-3 nädalase intervalliga ehk piisavalt tihti, et fookus püsiks.
Küsimused, mida vestlusel arutada:
- Kuidas sul läheb eesmärkide täitmisega?
- Mis töötab hästi?
- Mis võiks töötada paremini?
- Mida sa sellest õppinud oled? Mida saad edaspidi paremini teha?
- Millist tuge vajad sa minult juhina vajad?
Kuigi esmased vestlused töötajatega võivad olla kohmetud, siis ära ennast liialt piitsuta ja lase sellest segada. Selliste vestluste sisseviimine on protsess, mille käigus õpite mõlemad. Alati võid küsida ka vestluse lõpus töötajalt, et mis läks häti ja mida võiks järgmisel korral paremini teha. Luban, et kui teed seda regulaarselt, siis kasvab nii Sinu oskused kui Sinu ja Su meeskonna rahulolu ja tulemuslikkus.